Con l’articolo di oggi voglio parlare del divieto del check-in a distanza, e spiegarti come fare self check-in senza fare check-in a distanza.
La nuova circolare del Ministero dell’Interno ha vietato i check-in a distanza. Il motivo? da remoto non è possibile effettuare il controllo delle generalità degli ospiti e ciò rischia di causare un problema di sicurezza.
Secondo la logica del Ministero dell’Interno, se non controlli di persona chi alloggia nella tua struttura non puoi sapere chi effettivamente entra.
Si Ema, vabbè, io me ne sbatto di quello che dice il governo! faccio un pò come mi pare, che se ne vadano tutti a fanc…o! mi hanno rotto il caxxo!
Scommetto che hai pensato una cosa del genere, e in effetti il governo ce la sta mettendo tutta per rendere difficile la vita agli host con burocrazia inutile e divieti senza senso.
Ma non demordere, ci sono io con te, pronto a darti suggerimenti e nuove chiavi di lettura 😉
Andiamo per gradi e analizziamo quello che è successo.
L’avviso sul portale alloggiati
Qualche giorno fa, in data 22/11/24 è comparso un avviso sul portale alloggiati che recita:
SI RIBADISCE CHE I GESTORI DI STRUTTURE RICETTIVE DI OGNI GENERE O TIPOLOGIA HANNO L’OBBLIGO DI COMUNICARE LE GENERALITÀ DEGLI ALLOGGIATI RILEVATE DALLA CARTA DI IDENTITÀ (O ALTRO DOCUMENTO DI IDENTIFICAZIONE). PERTANTO AL FINE DI VERIFICARE TALE CORRISPONDENZA, NON SONO CONSENTITE FORME DI CHECK IN A DISTANZA O DA REMOTO OVVERO MEDIANTE STRUMENTI TELEMATICI O ELETTRONICI O PIATTAFORME SOCIAL. LE GENERALITÀ – RILEVATE SUL POSTO DAL DOCUMENTO DI IDENTITÀ – DOVRANNO POI ESSERE COMUNICATE TRAMITE IL PORTALE ALLOGGIATI WEB SECONDO LE MODALITÀ INDICATE DAL DECRETO DEL MINISTRO DELL’INTERNO DEL 7 GENNAIO 2013, COME MODIFICATO DAL DECRETO DEL MINISTRO DELL’INTERNO DEL 16 SETTEMBRE 2021.
Dopo l’annuncio, i “professionisti dell’informazione” (meglio conosciuti come “giornalai”…) hanno pensato di bene di dichiarare inutili i famosi keylocker (le “scatoline portachiavi” usate dai gestori di strutture ricettive extra alberghiere) visto che, a detta loro, da ora in avanti i check-in saranno sempre in presenza.
E ora come si fa?
Se segui il mio blog avrai letto i numerosi articoli scritti sul tema dei check-in e dei self check-in e saprai che preferisco la prima formula, anche se avendo tante strutture da gestire è diventato praticamente impossibile presenziare sempre.
Da tempo sto cercando di ottenere il dono dell’ubiquità, ma fino ad allora mi devo fare aiutare 😉
Tornando seri, se lavori come host, sai meglio di me che per quanto sia bello fare check-in in presenza, a volte è veramente impossibile.
Ci sono ospiti che arrivano agli orari più disparati (compresa la tarda notte) e spesso l’orario di arrivo concordato non viene rispettato, con arrivi in largo ritardo o in anticipo.
Il divieto di self check-in è come obbligare un cuoco a lavorare senza fuochi e senza pentole…
Non solo il self-check-in è diventato una necessità, ma anche uno strumento di “sopravvivenza” in grado di semplificare il lavoro di host e l’accesso alla struttura da parte dell’ospite che può entrare in autonomia, all’ora che preferisce senza dover aspettare nessuno per le chiavi.
A prescindere dal rispettare o meno i nuovi obblighi, vorrei analizzare l’avviso comparso su portale alloggiati e spiegarti come fare self check-in senza andare contro alla legge.
Differenza tra self check-in e check-in a distanza
C’è una differenza tra self check-in e check-in a distanza. Il primo si verifica quando l’ospite entra in struttura in autonomia, il secondo riguarda la comunicazione dei dati che avviene a distanza (web check-in)
Nell’avviso sul portale alloggiati che riprende una circolare del ministero dell’interno sulla sicurezza viene comunicato il divieto di fare “CHECK IN A DISTANZA O DA REMOTO OVVERO MEDIANTE STRUMENTI TELEMATICI O ELETTRONICI O PIATTAFORME SOCIAL”.
Da quello che mi sembra di capire, il problema non è il self check-in in sé (ovvero la procedura in cui l’ospite entra in autonomia) ma la verifica dei documenti da parte dell’host.
Check-in a distanza
Il check-in a distanza avviene quando l’ospite compila in autonomia i dati da inviare agli alloggiati, senza nessuna verifica dei documenti.
Tizio prenota da me e compila il link che gli invio al momento della prenotazione indicando i suoi dati.
Questa prassi ha preso piede con l’avvento dei channel manager, software in grado di inviare le schedine da compilare agli ospiti, collegarsi al portale alloggiati e inviare in automatico la schedina compilata, facendo risparmiare un sacco di lavoro all’host.
Il limite di questa prassi è che l’host non incontra effettivamente l’ospite e (spesso) non verifica la corrispondenza tra i documenti inviati e chi alloggia in struttura.
Si, Ema, ma anche se io verifico i documenti, l’ospite può fare entrare chi vuole, in barba al Ministero dell’Interno e alle sue “leggine del piffero”…
In effetti, la verifica dei documenti funziona sino ad un certo punto, a riprova di quanto siano inutili le precisazioni delle istituzioni.
Ma a noi non interessa discutere sulla capacità di chi legifera, ma di lavorare in ottemperanza alla legge!
Per rispettare la norma, non potrai più utilizzare il web check-in descritto sopra, in quanto non è possibile verificare i documenti.
La verifica dei documenti
Secondo quanto riportato dalla circolare, è necessario verificare i documenti sul posto.
le generalità dovranno essere rilevate sul posto
Probabilmente chi ha scritto questa nota ha partecipato alle guerre puniche e non è rimasto aggiornato sull’utilizzo della tecnologia in ambito di verifica dei documenti.
Infatti, tramite l’invio di una foto o con una videochiamata è possibile accertarsi dell’identità dell’ospite, rilevando le sue generalità.
Insomma, si possono aprire conti in banca da casa, fare contratti telefonici, attivare utenze e comprare qualunque genere di bene senza alzare il sedere dal divano e il Ministero dell’interno mi viene dire che devo verificare i documenti sul posto?
Con una semplice videochiamata è possibile fare esattamente la stessa procedura che viene fatta sul posto, ovvero: controllare i documenti, accertarsi dell‘identità degli ospiti e consentire l’accesso in struttura.
tutto ciò a meno che Il Ministero dell’Interno non pretenda una stretta di mano con gli ospiti…
Il mio consiglio
Ecco cosa suggerisco di fare: in attesa di un chiarimento da parte delle istituzioni, fai check-in in presenza (è sicuramente più soddisfacente). Se non hai la possibilità di essere sul posto, accertati dell’identità degli ospiti con una videochiamata, (o un selfie che confermi l’identità), controlla i documenti, compila la schedina degli alloggiati e una volta verificato che tutto sia in regola, permetti l’accesso ai tuoi ospiti comunicando eventuali codici o procedure di self check-in.
That’s it
Keylocker
Discorso a parte meritano i Keylocker.
Negli ultimi anni la situazione è sfuggita di mano con i centri storici e i luoghi turistici che si sono riempiti di lucchetti portachiavi (manco fossimo su ponte milvio…).
Se anche tu hai messo delle scatoline portachiavi con lucchetto aspettati che il (tuo) comune (prima o poi) prenda provvedimenti in merito.
Se vuoi un consiglio, gioca d’anticipo: rimuovi la scatolina e sostituiscila con un metodo di self check-in più smart. Trovi qualche spunto in questo articolo.
Una sterile polemica
Sarò sincero con te, quando ho iniziato a scrivere l’articolo volevo dedicare un intero paragrafo per polemizzare su questa controversa circolare. Ci sarebbero tutti i presupposti per lamentarsi e inveire contro “la qualunque”, ma poi mi sono chiesto: “a che scopo?“. Credo che sia più costruttivo proporti delle soluzioni, piuttosto che criticare le decisioni di terzi.
La mia personale interpretazione
Un’ultima cosa: quello che ho scritto è frutto di una mia personale interpretazione su come comportarsi in vista dei nuovi controversi sviluppi. In attesa dei chiarimenti da parte delle istituzioni sei libero di essere d’accordo con me oppure no e di fare come meglio credi!
Io ho solo applicato la logica a quanto è stato comunicato e mi auguro che i fatti mi diano ragione 🙂
Spero che l’articolo ti sia piaciuto e che tu condivida la mia chiave di lettura (e anche se non la condividi, grazie per aver letto il blog!).
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Alla prossima!
Grazie Ema aspettavo l’articolo per conoscere il tuo parere in merito a questa controversa decisione; condivido appieno la tua scelta: lamentarsi costantemente per normative incomprensibili è inutile e frustrante, meglio utilizzare il nostro tempo e intelletto per trovare soluzioni che ci permettano di sopravvivere in questa giungla di normative anche incomprensibili.
Grazie Rossana 🙂