Oggi voglio provare a “creare” la settimana del property manager.
Si tratta di un sunto delle mansioni settimanali a cui è chiamato chi gestisce più appartamenti.
Puoi essere un host con più di una casa sul “groppone”, oppure uno di quei “guru” che vedi apparire sui social, poco importa: le attività saranno più o meno le stesse…
Attività giornaliere e giornate tematiche
Ho diviso la settimana in giornate tematiche, tuttavia il nostro lavoro prevede attività giornaliere che andranno ripetute quasi ogni giorno. Vediamo le principali
Controllo delle prenotazioni
Dovrai controllare giornalmente i check-in e check-out dei tuoi appartamenti, in modo da sapere chi entra e chi esce ed organizzare le tue attività e quelle del tuo staff.
Il momento migliore è la mattina, magari davanti a una tazza di caffè.
Check-in giornalieri
Più appartamenti possiedi e più alta sarà la possibilità di avere dei check-in. Se hai molte case da gestire ti consiglio di affidare il compito a qualcuno, altrimenti puoi automatizzare gli appartamenti permettendo agli ospiti di entrare in autonomia (self-check-in).
Rispondere agli ospiti
Rispondere ai messaggi di ospiti che hanno prenotato o che vogliono prenotare è un’attività che non puoi rimandare ad un giorno specifico della settimana. Per evitare di stare attaccato al telefono, dividi i messaggi in “prioritari” e “non prioritari”.
Ai primi risponderai entro pochi minuti. Le richieste non prioritarie potranno essere smarcate in una fascia oraria dedicata.
Invio Schedine alloggiati
L’invio schede alloggiati va fatto ad ogni prenotazione ed entro le 24 ore successive all’arrivo. Ciò significa che se le cose vanno bene, dovrai inviare schedine ogni giorno. Definisci un momento della giornata per l’invio documenti.
La settimana tematica
Passiamo ora alla settimana tematica. Sette giorni in cui pianificare le tue attività! Vediamo assieme cosa ti aspetta!
Lunedì – briefing con i collaboratori/riunioni
Il lunedì è il giorno in cui dovresti essere più “performante”. Ritengo che sia il momento migliore per parlare con altre persone.
Se hai uno staff è bene confrontarsi settimanalmente con i tuoi collaboratori. È fondamentale capire cosa va, cosa non va e cosa può essere migliorato.
Le riunioni possono essere un momento di crescita per tutti. Per non rischiare di buttare via del tempo programma un ordine del giorno, stilando un elenco di argomenti da affrontare durante il meeting.
Se non hai collaboratori, utilizza comunque il lunedì per appuntamenti vari. Puoi anche fare una riunione con “te stesso”, riflettendo su come migliorare l’attività!
Martedì – Acquisizione immobili
Se sei un property manager uno dei tuoi obiettivi è quello di incrementare il portafoglio immobili. Da qui la necessità di organizzare una giornata dedicata a trovare nuove strutture da gestire. Potrai inviare mail, contattare agenzie immobiliari, contattare proprietari, fare pubblicità sui social,e cc.
Personalmente, ritengo che il modo migliore per procacciare del lavoro sia il passaparola. Se un proprietario è soddisfatto di te vedrai che ti consiglierà ad altri!
Mercoledì – controllo OTA e sito web
È necessario un controllo costante dei portali in cui presenziano le tue strutture (Booking.com e Airbnb su tutti). Ci possono essere delle modifiche da apportare, dei prezzi da correggere, qualche promo da rinnovare o dei messaggi a cui rispondere.
Definisci anche le tariffe e promozioni per la settimana (o il mese) che verrà.
Prenditi del tempo anche per fare un “check” al tuo sito web e vedere cosa si può migliorare.
Non hai un sito web? vai subito a farlo!
Giovedì – Sviluppo identità
Sono da sempre un grande sostenitore dello sviluppo di una propria identità.
Avere un proprio brand è l’unico modo per staccarsi dal “mucchione” della concorrenza selvaggia. Non devi fare chissà che, ma solo creare qualcosa che ti contraddistingua dagli altri.
Dedica una giornata della settimana alla ricerca di questo “qualcosa”!
Venerdì – “rogne” (Fatture, Istat e cose da pagare…)
Hai presente tutte le mansioni “vomitevoli” del nostro lavoro? Fatture elettroniche, bollette da pagare, l’istat (l’adempimento più inutile di sempre…).
Concentra tutte le “rogne” della settimana in un unico giorno.
Il venerdì è il giorno il giorno migliore. È un momento dove probabilmente avrai la testa al week end. È il l’occasione ideale per lavorare “brutalmente” su compiti che no n richiedono molta lucidità!
Sabato – relax
Almeno un giorno alla settimana di relax devi concedertelo! Vai in mezzo al verde, gustati una buona cena, passa del tempo con i tuoi affetti o con gli amici. Stacca la spina!
Domenica – fai il punto della situazione e organizza la settimana che verrà
La domenica è un altra giornata rivolta al relax. Tuttavia ti suggerisco di ritagliarti un’oretta (non di più) per fare il punto della situazione e definire a grandi linee i compiti da svolgere la settimana successiva.
Sarà un momento di riflessione in cui potrai valutare cosa è andato bene nella settimana appena trascorsa, cosa no e quello che farai la settimana successiva. Buona domenica.
Non è facile definire una settimana tematica perfetta. Questo lavoro è ricco di imprevisti che possono scombinare i piani. Ognuno ha i suoi impegni, famigliari e sociali e racchiudere una tipologia di compito all’interno di un solo giorno può essere complesso. Io ci ho provato, vedi se questa settimana può adattarsi alle tue esigenze oppure creane un’altra fatta su misura per te!
Ti consiglio comunque di provare a suddividere i tuoi impegni in base ai giorni settimanali. Avrai un ordine e un metodo di lavoro che se seguito con attenzione ti garantirà maggiore tempo libero.
Spero che l’articolo di oggi ti sia piaciuto e soprattutto ti sia utile.
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Alla prossima!
